Algemene Voorwaarden + Privacybeleid

Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?

Hotel Hubert (Grand Hotel of Brussels SA)

Rue d'Arenberg 18

1000 Brussels

VAT: BE 0443.822.213

privacy@hotelhubert.be

 

Hoe we persoonsgegevens verzamelen

Afhankelijk van de situatie verzamelen we informatie rechtstreeks van u of uit andere bronnen.

 

Van u

Wanneer u contact met ons opneemt over een reservering of het maken van een hotelreservering, speciale vereisten heeft met betrekking tot uw bezoek of gebruikmaakt van een sociale media die we aanbieden, verzamelen en verwerken we de informatie die u ons verstrekt. Dit kan gevoelige persoonsgegevens omvatten, zoals informatie over allergieën.

 

Van andere bronnen


Als iemand een reservering voor u maakt, verwerken we deze persoonsgegevens over u.
Daarnaast ontvangen we soms persoonsgegevens van derden (inclusief andere bedrijven binnen onze groep) waarmee we zaken doen of die leveranciers voor ons zijn.

Bovendien kunnen we, indien toegestaan door de wet, – of een derde partij – onder bepaalde omstandigheden trackingtools (zoals cookies) gebruiken om informatie over u te verzamelen. Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website kunt u vinden in het cookiebeleid.

Onder bepaalde omstandigheden verwerken we persoonsgegevens over u die afkomstig zijn uit publiekelijk beschikbare bronnen, zoals sociale media. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u een beoordeling over ons hotel schrijft op een website.

In die gevallen waarin we persoonsgegevens over u verwerken die we van andere bronnen dan uzelf ontvangen, zullen we u informatie verstrekken in overeenstemming met de GDPR.

 

Verschillende soorten verwerkingsactiviteiten

Informatie over gasten

Type persoonsgegevens

• Contactinformatie (bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres)
• Demografische informatie (zoals leeftijd, geslacht, leeftijd en taal)
• Informatie over uw verblijf (die speciale categorieën van persoonsgegevens kan omvatten, zoals informatie over allergieën, verblijfvoorkeuren en wensen)
• Een kopie van de details van uw paspoort of identiteitskaart (die uw naam en adres, plaats van geboorte en geboortedatum en uw nationale identificatienummer, het nummer van uw paspoort of identiteitskaart en uw nationaliteit kan omvatten)
• Betalingsinformatie (zoals creditcardnummer)
• Bedrijfsinformatie
• Informatie met betrekking tot uw (vorige) reserveringen (bijvoorbeeld eerdere bezoeken, aankomstdatum, vertrekdatum)
• Opmerkingen over gastenservice
• Informatie (bijvoorbeeld feedback over ons hotel en onze diensten) die u aan ons indient (bijvoorbeeld via klanttevredenheidsonderzoeken)
• Informatie verzameld in het kader van aanvullende diensten en faciliteiten van Hotel Hubert (zoals het reserveren van privé vergaderruimtes, reserveringen voor de gym)
• Andere persoonsgegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt (bijvoorbeeld in uw vragen of klachten)
• Technische gegevens die u genereert als gevolg van het gebruik van de website van Hotel Hubert.

Wettelijke basis voor de verwerking

De verwerking is gebaseerd op:

• Wettelijke basis voor de verwerking
De verwerking is gebaseerd op:
• uw toestemming (in gevallen waarin we dat hebben gevraagd en u dit heeft geaccepteerd)
• de uitvoering van een contract waaraan u partij bent, om stappen te ondernemen op uw verzoek om een contract aan te gaan (bijvoorbeeld in verband met een reservering)
• onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld de wettelijke verplichting voor accommodatieverschaffers om hotelgasten te registreren), of
• onze gerechtvaardigde belangen. We hebben bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang bij het bieden van de hoogst mogelijke service aan onze gasten en klanten. We hebben ook een gerechtvaardigd belang bij het contacteren van onze gasten om hen te vragen naar hun verblijf in ons hotel. Wanneer de verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang, zullen we een afweging maken tussen onze gerechtvaardigde belangen en uw rechten en belangen.

Doel

Om u de diensten en producten te bieden die u heeft aangevraagd (bijvoorbeeld in verband met een reservering), om u eventuele aanvullende diensten met betrekking tot uw verblijf of bezoek op uw verzoek te bieden, om onze diensten te evalueren en te verbeteren (bijvoorbeeld door het analyseren van opmerkingen, klachten en enquêtes na uw verblijf), om eventuele vragen of klachten die aan ons zijn gericht te verwerken, en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld om hotelgasten te registreren).

 

Informatie over contactpersonen

Type persoonsgegevens

Contactgegevens zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Wettelijke basis voor de verwerking

Onze contractuele relatie of gerechtvaardigde belangen – we zullen uw gegevens op een manier gebruiken die u redelijkerwijs zou verwachten en die een minimaal privacy-impact heeft (of waar een dwingende rechtvaardiging voor de verwerking is) en uitsluitend in overeenstemming met het doel. Wanneer de verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang, zullen we een afweging maken tussen onze gerechtvaardigde belangen en uw rechten en belangen.

Doel

We verwerken persoonsgegevens met het doel om de relatie met de leverancier te beheren, voor contact bij diverse vragen, facturering en marketing (indien van toepassing) of om op andere manieren met u en uw bedrijf te communiceren.

 

Social media

Type persoonsgegevens

De persoonsgegevens die u ons indient op een sociaal mediaplatform (bijv. naam, e-mailadres en telefoonnummer).

Wettelijke basis voor de verwerking

• Toestemming (in gevallen waarin we dat hebben gevraagd en u dit heeft geaccepteerd)
• De uitvoering van een contract waaraan u partij bent of om stappen te ondernemen op uw verzoek om een contract aan te gaan (bijvoorbeeld in verband met een reservering) of
• Gerechtvaardigde belangen. Wanneer de verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang, zullen we een afweging maken tussen onze gerechtvaardigde belangen en uw rechten en belangen.

Doel

Om u de diensten en producten te bieden die u wilt, om onze diensten en producten te beheren en te verkopen en om met u te communiceren.

 

E-mail

Type persoonsgegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en andere persoonsgegevens die u ons via e-mail indient. 

Wettelijke basis voor de verwerking

• Toestemming (in gevallen waarin we dat hebben gevraagd en u dit heeft geaccepteerd)
• De uitvoering van een contract waaraan u partij bent of om stappen te ondernemen op uw verzoek om een contract aan te gaan (bijvoorbeeld in verband met een reservering) of
• Gerechtvaardigde belangen. Wanneer de verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang, zullen we een afweging maken tussen onze gerechtvaardigde belangen en uw rechten en belangen.

Doel

Om u de diensten en producten te bieden die u wilt, om onze diensten en producten te beheren en te verkopen en om met u te communiceren.

 

Persoonsgegevens van kinderen

Voor zover wij weten, zijn we niet in contact met of verzamelen we geen persoonsgegevens van kinderen onder de 18 jaar zonder relevante toestemming van een ouder of voogd. Als u denkt dat we per ongeluk dergelijke informatie hebben verzameld, neem dan contact met ons op zodat we snel toestemming van de ouders kunnen verkrijgen of de informatie kunnen verwijderen.

 

 

Groepsboekingen

Voor boekingen inclusief 6+ kamers gelden strengere voorwaarden. Neem contact op met book@hotelhubert.be om deze informatie te verkrijgen.

 

Directe marketingcommunicatie, nieuwsbrieven

Type persoonsgegevens

Naam en e-mailadres.

Wettelijke basis voor de verwerking:

Hotel Hubert heeft een gerechtvaardigd belang bij het verzenden van marketinginformatie naar zijn bestaande klanten over zijn eigen vergelijkbare producten en diensten (bijv. uitnodigingen voor evenementen, promoties en speciale aanbiedingen, enz.) inclusief via sociale media. Als u geen communicatie van ons wilt ontvangen, kunt u uw voorkeur uiten op het moment dat we uw informatie verzamelen (bijv. op het formulier dat u invult bij het inchecken). Daarnaast, als we uw gegevens voor marketingdoeleinden verwerken, heeft u het recht om te allen tijde bezwaar te maken (zie hieronder voor meer informatie over uw mogelijkheden en rechten in dit verband). U kunt bezwaar maken, bijvoorbeeld door de afmeldlinks in de betreffende communicatie te gebruiken.

Als u geen gast of klant bent, kunnen we uw persoonsgegevens gebruiken om u marketinginformatie (bijv. uitnodigingen voor evenementen, promoties en speciale aanbiedingen, enz.) te sturen, inclusief via sociale media, als u ons uw voorafgaande toestemming hiervoor heeft gegeven.

Als u hebt ingestemd met het ontvangen van onze marketingcommunicaties of digitale nieuwsbrieven, kunt u uw toestemming op elk moment intrekken.

Doel

Om u op de hoogte te houden van onze diensten, evenementen en promoties.

 

Cameratoezicht

Hotel Hubert maakt gebruik van cameratoezicht. Cameratoezicht wordt als bijzonder gevoelig beschouwd vanuit privacy-oogpunt en het is van groot belang dat alle cameratoezicht plaatsvindt in overeenstemming met de relevante wetgeving die van tijd tot tijd van kracht is.

De camerabeelden worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons hotel en onze gasten te beveiligen en te beschermen. Het betreden van een gebied waar een pictogram cameratoezicht aangeeft, wordt beschouwd als toestemming op basis van de Belgische camerawetgeving.

De camerabeelden worden verwerkt in overeenstemming met de camerawetgeving. Hotel Hubert geeft het cameratoezicht aan met een pictogram. Het heeft het cameratoezicht gemeld aan de bevoegde autoriteit en houdt gerelateerde informatie bij in een specifiek register.

Voor meer informatie over gegevensverwerking via het CCTV-systeem dat is geïnstalleerd in Hotel Hubert, raadpleeg dan ons privacybeleid voor CCTV.

 

Profilering

Om u elke keer dat u ons hotel bezoekt een premium service te bieden, kunnen we een profiel over u bijhouden, dat informatie kan omvatten over uw eerdere verblijven (zoals hoe vaak u ons hotel bezoekt, wanneer u ons hotel voor het laatst bezocht en financiële informatie over uw vorige verblijven).

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om op maat gemaakte klantenservice te bieden.

Vacatures

Type persoonsgegevens

De informatie die u ons verstrekt, zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, cv en uw sollicitatiebrief. In een aantal gevallen ontvangt Hotel Hubert ook gegevens van derden, zoals sociale netwerken via welke u solliciteert (bijv. LinkedIn), selectie- en wervingsbureaus die tests uitvoeren in het kader van de sollicitatie, uw vorige werkgever, maar alleen als u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Wettelijke basis van verwerking

Afhankelijk van het individuele geval is de verwerking van uw persoonsgegevens voor wervings- en selectie doeleinden gebaseerd op:

• uw toestemming, bijv. om uw voormalige werkgever te contacteren of om uw gegevens te delen;
• uw verzoek om stappen te ondernemen vóór het aangaan van een overeenkomst, bijvoorbeeld als u ons uw (spontane) sollicitatie stuurt; of
• op basis van onze gerechtvaardigde belangen, inclusief het identificeren, screenen en evalueren van kandidaten voor mogelijke tewerkstelling en het behouden van een wervingsreserve.

Na de wervings- en selectieprocedure zal Hotel Hubert uw gegevens in zijn wervingsdatabase behouden voor toekomstige vacatures. In de communicatie waarin we de beslissing over uw aanvraag communiceren, bieden we u de mogelijkheid om hiertegen bezwaar te maken.

Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie, raadpleeg dan ons privacybeleid voor sollicitanten.

Doel

Hotel Hubert verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de wervings- en selectie doeleinden zoals hierboven uiteengezet.

 

Wie zijn de ontvangers of de categorieën van ontvangers die de persoonsgegevens zullen ontvangen?

Om u te kunnen bedienen, kunnen we uw persoonlijke en anonieme gegevens delen met:

• andere bedrijven (inclusief bedrijven binnen de Pandox-groep), zoals leveranciers, aannemers en samenwerkingsbedrijven. Hun gebruik van informatie is beperkt tot deze doeleinden en onderworpen aan overeenkomsten die hen verplichten om de informatie vertrouwelijk te houden. Onze leveranciers geven de verzekering dat zij redelijke stappen ondernemen om de gegevens die zij namens ons bewaren te beschermen, hoewel gegevensbeveiliging niet kan worden gegarandeerd.
• derden die gegevensverwerkers zijn en diensten aan ons verlenen (bijv. bedrijven die ons helpen bij marketingactiviteiten en IT-operaties).
• andere groepsbedrijven (bijv. om reserveringen te vergemakkelijken).
• advocaten en adviseurs van de Pandox-groep, externe Functionaris Gegevensbescherming.
• relevante autoriteiten.
• Analysebedrijven kunnen toegang krijgen tot anonieme gegevens om ons te helpen begrijpen hoe onze diensten worden gebruikt. Ze gebruiken deze gegevens uitsluitend namens ons. Ze delen deze gegevens niet, behalve in geaggregeerde vorm; er worden geen gegevens gedeeld over een individuele gebruiker.
• potentiële kopers van het bedrijf: in het geval dat (een deel van) ons bedrijf aan een derde partij wordt verkocht, kunnen uw gegevens worden gedeeld met de koper.

 

Zullen er overdrachten naar een derde land plaatsvinden?

In principe zullen we geen persoonsgegevens overdragen aan een derde land (d.w.z. een land buiten de EU/EER). Het is mogelijk dat dienstverleners van Hotel Hubert uw gegevens buiten de EER verwerken. In dit verband verplicht Hotel Hubert zich om een adequaat en voldoende niveau van bescherming voor uw gegevens te waarborgen (bijv. door het afsluiten van de standaardcontractuele clausules van de Europese Commissie - artikel 46 GDPR) of door andere passende waarborgen. Als u vragen heeft over de overdracht van uw persoonsgegevens buiten de EER of als u een kopie van de relevante documenten wilt verkrijgen, kunt u een gedateerd en ondertekend verzoek sturen naar privacy@hotelhubert.be.

 

Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard? 

We zullen persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is met inachtneming van het doel van de relevante verwerking. Onze verantwoordelijke managers zorgen ervoor dat alle routines die van toepassing zijn op het verwijderen van persoonsgegevens worden nageleefd. Houd er rekening mee dat bepaalde wetten vereisen dat bepaalde soorten informatie voor specifieke tijdsperioden moeten worden bewaard (bijv. we zijn verplicht om gegevens over hotelgasten minimaal 7 jaar na hun verblijf te bewaren). Camerabeelden worden in principe één maand bewaard.

 

Welke rechten heeft u als betrokkene?

U heeft het recht op toegang tot uw gegevens, om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, in bepaalde gevallen bezwaar te maken tegen de verwerking en te eisen dat de persoonsgegevens worden gewist, beperkt (een markering dat de verwerking van de persoonsgegevens beperkt moet worden tot een bepaald doel) en aan u worden verstrekt op een IT-medium (gegevensoverdraagbaarheid).

Houd er rekening mee dat sommige persoonsgegevens noodzakelijk zijn om bepaalde verplichtingen te kunnen nakomen, zoals betalingsinformatie, en daarom mogelijk niet kunnen worden beperkt of gewist voor dit doel.

U heeft ook het recht om uw toestemming in te trekken waar de verwerking is gebaseerd op toestemming. Wanneer dit het geval is, wordt dit als de wettelijke basis in de relevante secties vermeld.

Om uw rechten onder de GDPR uit te oefenen, moet u uw verzoek sturen, inclusief een kopie van een document dat uw identiteit bewijst, naar Hotel Hubert (zie contactgegevens hieronder). We kunnen uw verzoek niet verwerken zonder bewijs van uw identiteit.

Zie hieronder voor een meer gedetailleerde beschrijving van uw rechten als betrokkene, maar houd er rekening mee dat het uitoefenen van uw rechten onderhevig kan zijn aan uitzonderingen of voorwaarden.

 

A. Recht op toegang

U heeft het recht om toegang te verkrijgen tot uw persoonsgegevens. Als u dit recht wilt uitoefenen, stuur ons dan een verzoek zoals hieronder uitgelegd.

B.Recht op correctie

Als betrokkene heeft u het recht om te vragen dat we onjuiste persoonsgegevens over u corrigeren. Dit betekent ook dat u, als betrokkene, het recht heeft om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, onder andere door een aanvullende verklaring te geven. Een dergelijke aanvulling heeft betrekking op persoonsgegevens die ontbreken en die relevant zijn, rekening houdend met het doel van de verwerking van de gegevens.

C. Recht op wissing

U heeft het recht om contact met ons op te nemen en te verzoeken om uw persoonsgegevens te laten wissen. We zijn gerechtigd om in bepaalde gevallen de wissing te weigeren, onder andere om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

D. Recht om de verwerking te beperken

In bepaalde gevallen heeft u het recht om te eisen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. Een beperking houdt in dat de gegevens worden gemarkeerd, zodat ze in de toekomst alleen voor bepaalde beperkte doeleinden mogen worden verwerkt. Het recht op beperking geldt wanneer u gelooft dat de gegevens onjuist zijn en u om een correctie vraagt. In deze gevallen kunt u een beperking van de verwerking aanvragen gedurende de tijd waarin wij de nauwkeurigheid van de gegevens onderzoeken.

E. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

In bepaalde gevallen heeft u het recht om persoonsgegevens die betrekking hebben op u als betrokkene die u aan ons heeft verstrekt, te ontvangen en het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht is van toepassing op geautomatiseerde verwerking waarbij de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming als betrokkene, of om een overeenkomst met u uit te voeren, en dit geldt alleen voor die gegevens die u zelf heeft verstrekt.

F. Recht om bezwaar te maken

U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens wanneer het gaat om persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang. In dat geval kunnen we de persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij we een dwingende gerechtvaardigde reden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder weegt dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene, of wanneer de verwerking plaatsvindt om een juridische vordering vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Waar de persoonsgegevens worden verwerkt voor directe marketing, heeft u als betrokkene te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben voor dergelijke marketing, inclusief profilering voor zover dit verband houdt met dergelijke directe marketing.

 

Hebben we om uw toestemming gevraagd? Dan kunt u altijd uw toestemming intrekken!

In bepaalde gevallen vragen we uw toestemming om u bepaalde diensten te bieden en uw persoonsgegevens te verwerken. Na uw toestemming zullen we uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de doeleinden die verband houden met deze dienst, product of vergelijkbaar.

In de volgende gevallen kunnen we onder andere om uw toestemming vragen:

• Marketingactiviteiten;
• In verband met de verwerking van gegevens van kinderen (waarbij we toestemming van een ouder zullen verkrijgen);
• Als we bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken (zoals allergieën).

Waar de verwerking gebaseerd is op toestemming, heeft u te allen tijde het recht om de toestemming in te trekken (zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking die op basis van de toestemming is uitgevoerd vóór het intrekken van de toestemming beïnvloedt). Als u uw toestemming wilt intrekken, verwijzen we u naar dezelfde dienst, website of vergelijkbaar waar u toestemming heeft gegeven of neem contact met ons op via het onderstaande adres of telefoonnummer.

U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit, de Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kunt de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit bereiken op contact@apd-gba.be of door naar hun website te gaan https://www.dataprotectionauthority.be. De klacht kan ook worden ingediend bij een gegevensbeschermingsautoriteit anders dan die van België, als die gegevensbeschermingsautoriteit die van de EU-lidstaat is waar u uw gebruikelijke woonplaats heeft of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. Een lijst van de nationale gegevensbeschermingsautoriteiten kunt u hier vinden.

Echter, in geval van vragen of bezwaren verzoeken we u om eerst contact met ons op te nemen zodat we het probleem kunnen oplossen.

Beveiligingsmaatregelen

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een niveau van beveiliging te waarborgen dat geschikt is voor het risico van de relevante verwerkingsactiviteit (inclusief redelijke stappen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking).We versleutelen de overdracht van gegevens op pagina's waar u betalingsinformatie verstrekt. Echter, geen enkele beveiligings- of versleutelingsmethode kan worden gegarandeerd om informatie te beschermen tegen hackers of menselijke fouten. Gebruik altijd het internet met voorzichtigheid.

 

Diversen

U bent niet verplicht om ons enige informatie en persoonsgegevens over uzelf te verstrekken. In sommige gevallen kunnen we u echter geen van onze diensten of producten aanbieden als we niet bevoegd zijn om uw persoonsgegevens te verwerken.

 

De Bar

Vouchers kunnen niet worden ingewisseld voor contant geld. Contante bijbetalingen kunnen worden gedaan..

 

Contactgegevens

Als u vragen of opmerkingen heeft over ons privacybeleid of onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen:

Hotel Hubert (Grand Hotel of Brussels SA)

Rue d'Arenberg 18

1000 Brussels

VAT: BE 0443.822.213

privacy@hotelhubert.be

 

Updates van het beleid

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 28 april 2023.

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. We zullen altijd een bijgewerkte versie op onze relevante websites plaatsen. Controleer daarom onze site regelmatig op updates.