Kennisgeving aan sollicitanten

Wie is de verantwoordelijke?

Grand Hotel of Brussels SA (Hotel Hubert)

BE 0443.822.213

Rue d'Arenberg 18, 1000 Brussels, Belgium

E-mail: info@hotelhubert.be

Tel.: 32 (0)2 548 18 18

Hoe we persoonsgegevens verzamelen

Wanneer u contact met ons opneemt over een specifieke vacature of uit algemeen belang, hetzij per post, e-mail of online, zullen we de informatie die u ons verstrekt verzamelen en verwerken. Dit kan gevoelige persoonsgegevens omvatten, als u ons dergelijke gegevens verstrekt.

Onder bepaalde omstandigheden verwerken we persoonsgegevens over u die afkomstig zijn uit publiekelijk beschikbare bronnen, zoals sociale media. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u op uw cv een link naar een profiel op LinkedIn of een vergelijkbaar professioneel sociaal netwerk opneemt.

Verschillende soorten verwerkingsactiviteiten

Algemeen

Hotel Hubert verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de contractuele verplichting, aangezien de verwerking noodzakelijk is om een contract aan te gaan.
In verband met een open verklaring van belangstelling/spontane aanvraag zal Hotel Hubert uw aanvraag verwerken om te zien welke posities bij uw profiel passen en of uw profiel voldoet aan de behoeften die Hotel Hubert heeft.

In het geval er momenteel geen vacature is, kan Hotel Hubert uw aanvraag voor toekomstige vacatures bewaren als u uw aanvraag heeft verzonden in verband met een open verklaring van belangstelling of als u hiervoor toestemming geeft, als de aanvraag is verzonden als reactie op een specifieke vacature.

Het doel van de verwerking is om nieuwe medewerkers aan te nemen en toekomstige aanvragen te vergemakkelijken (in het geval van een spontane aanvraag).

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die in het wervingsproces worden verwerkt. U bent niet verplicht om ons informatie en persoonsgegevens over uzelf te verstrekken. In sommige gevallen kunnen we uw sollicitatie echter niet in behandeling nemen als we niet zijn toegestaan om uw persoonsgegevens te verwerken.

Sollicitatie

De informatie die we verwerken kan onder andere uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, opleiding, vaardigheden en eerdere professionele ervaringen, foto's, certificaten, cijferlijsten en andere informatie omvatten die u ons verstrekt van een voormalige of huidige werkgever, gegevens die zijn verstrekt door de personen die u als referenties opgeeft, eventuele salariseisen en aantekeningen van interviews. Daarnaast worden ook andere persoonsgegevens die u kiest om op uw cv, sollicitatiebrief of andere documenten te verstrekken verwerkt.

In een aantal gevallen ontvangt het hotel ook gegevens van derden, zoals sociale netwerken die u gebruikt, bijvoorbeeld LinkedIn, selectie- en wervingsbureaus, uw vorige werkgever, maar alleen als u hiervoor toestemming heeft gegeven.

Voor zover mogelijk zal Hotel Hubert vermijden om gevoelige persoonsgegevens over u te verwerken. In het geval dat gevoelige persoonsgegevens worden verwerkt, wordt toestemming verkregen voordat deze verwerking begint.

Referentiepersonen

In verband met een wervingsproces kan Hotel Hubert persoonsgegevens verwerken met betrekking tot referentiepersonen. Deze verwerking vindt plaats met als doel informatie te verkrijgen over het eerdere werk van de sollicitant en andere informatie die relevant kan zijn voor het wervingsproces.

Cameratoezicht

Hotel Hubert maakt gebruik van cameratoezicht. Cameratoezicht wordt als bijzonder gevoelig beschouwd vanuit privacy-oogpunt en het is van groot belang dat alle cameratoezicht plaatsvindt in overeenstemming met de relevante wetgeving die van tijd tot tijd van kracht is.

De camerabeelden worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons hotel en onze gasten te beveiligen en te beschermen.

De camerabeelden worden verwerkt in overeenstemming met de GDPR en de toepasselijke nationale wetten. Het hotel heeft, waar nodig, het cameratoezicht aangegeven met een pictogram.

Als u meer informatie wilt, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die hieronder staan vermeld onder 'Contactgegevens'.

Wie zijn de ontvangers of de categorieën ontvangers die de persoonsgegevens zullen ontvangen?

We kunnen uw persoonlijke en anonieme gegevens delen met:

• Derden die gegevensverwerkers zijn en diensten aan ons verlenen (bijvoorbeeld leveranciers van Hotel Hubert en wervingsfirma's die Hotel Hubert helpen in het wervingsproces): Hun gebruik van informatie is beperkt tot deze doeleinden en onderworpen aan overeenkomsten die hen verplichten om de informatie vertrouwelijk te houden. Onze leveranciers geven de verzekering dat zij redelijke stappen ondernemen om de gegevens die zij namens ons houden te beschermen.
• Advocaten en adviseurs van de Pandox Group.
• Relevante autoriteiten.
• Potentiële kopers van het bedrijf: in het geval dat (een deel van) ons bedrijf aan een derde partij wordt verkocht, kunnen uw gegevens met de koper worden gedeeld.
• Bij het verzamelen van informatie van referentiepersonen worden deze personen geïnformeerd dat u heeft gesolliciteerd naar een functie bij Hotel Hubert.

Zullen er overdrachten naar een derde land plaatsvinden?

Uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen aan landen buiten de Europese Unie (EU) / de Europese Economische Ruimte (EER) die een adequaat niveau van gegevensbescherming bieden, zoals vastgesteld door specifieke besluiten van de Europese Commissie (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en).

De overdracht van uw persoonsgegevens naar landen die niet tot de EU/EER behoren en die geen adequaat niveau van bescherming bieden, zal alleen plaatsvinden na de totstandkoming van specifieke overeenkomsten tussen het hotel en de ontvanger van de gegevens, waarin waarborgen en passende maatregelen voor de bescherming van uw persoonsgegevens zijn opgenomen, de zogenaamde "standaardcontractbepalingen", die ook zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, of anderszins in overeenstemming met Hoofdstuk V van de GDPR.

Als u vragen heeft over de overdracht van uw persoonsgegevens buiten de EER, neem dan contact met ons op via de contactgegevens die hieronder staan vermeld onder 'Contactgegevens'.

Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?

We zullen persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de relevante verwerking. Gegevens kunnen langer worden bewaard als dit noodzakelijk is om te voldoen aan andere wettelijke bewaarplichten of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische claims.

Persoonsgegevens die tijdens het wervingsproces worden verzameld, worden gewist (tenzij anders bepaald onder de nationale wetgeving) na het beëindigen van de sollicitatieprocedure, wanneer duidelijk is dat de sollicitant geen baan zal worden aangeboden of als een sollicitant een aanbod voor een baan afwijst. Met de schriftelijke toestemming van de sollicitant kunnen we zijn/haar aanvraag bewaren voor toekomstige wervingen voor vergelijkbare posities — maximaal 1 jaar vanaf de datum waarop deze toestemming is gegeven.

Sollicitatiedocumenten die leiden tot een tewerkstelling worden verder verwerkt gedurende de arbeidsovereenkomst, wat is gedocumenteerd in de privacybeleid voor medewerkers.
Camerabeelden worden 30 dagen bewaard.

Welke rechten heeft u als betrokkene?

Bij Hotel Hubert respecteren we uw rechten.

U heeft het recht op toegang tot uw gegevens, om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, in bepaalde gevallen bezwaar te maken tegen de verwerking en te eisen dat de persoonsgegevens worden gewist, beperkt en aan u worden verstrekt in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat.

Houd er rekening mee dat we uw verzoek niet kunnen verwerken zonder bewijs van uw identiteit om uw gegevens niet met onbekende derden te delen.

Als u uw rechten onder de GDPR wilt uitoefenen, neem dan contact op met het hotel of de DPO via de contactgegevens aan het einde van deze policy. U ontvangt binnen een maand een antwoord op uw verzoek.

A. Recht op toegang

U heeft het recht om toegang te verkrijgen tot uw persoonsgegevens die wij verwerken en informatie over welke persoonsgegevens over u zijn geregistreerd in onze archiefsysteem.

B. Recht op correctie

U kunt verzoeken om eventuele onjuiste persoonsgegevens die we over u hebben te corrigeren. U kunt ook onvolledige persoonsgegevens aanvullen, onder andere door een aanvullende verklaring van de ontbrekende persoonsgegevens te geven, voor zover deze betrekking heeft op de verwerking die wij uitvoeren.

C. Recht op wissing

Onder bepaalde omstandigheden heeft u het recht om uw persoonsgegevens uit onze bestanden te laten verwijderen. Houd er rekening mee dat dit recht niet absoluut is en dat we in sommige gevallen uw verzoek niet kunnen uitvoeren, zoals wanneer we wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens voor een specifieke periode te bewaren.

D. Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen heeft u het recht om te eisen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. In bepaalde gevallen is de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om contractuele verplichtingen te kunnen uitvoeren. In die gevallen zal de naleving van die verplichtingen prevaleren boven uw recht op beperking.

E. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de persoonsgegevens die wij over u hebben en die u zelf aan ons heeft verstrekt, in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht is van toepassing op geautomatiseerde verwerking waarbij de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming of op een overeenkomst met u.

F. Recht om bezwaar te maken

You are entitled to object to our processing of your personal data where it involves personal data which is being processed based on a legitimate interest. In such case, we will reassess our legitimate interest against your interests, rights and freedoms and stop the processing unless we can demonstrate a compelling legitimate reason for the processing.

Where the personal data is processed for direct marketing, you as a data subject are entitled at any time whatsoever to object to the processing of personal data involving you for such marketing, including profiling to the extent this is connected to such direct marketing. We will not however, process your personal data, supplied during the application process for direct marketing.

Recht om toestemming in te trekken

In bepaalde gevallen vragen we uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. Na uw toestemming zullen we uw persoonsgegevens alleen verwerken voor die of compatibele doeleinden. In het sollicitatieproces kan dit gedaan worden om uw aanvraag toe te voegen aan onze wervingsreserve, als u heeft gesolliciteerd op een specifieke vacature.

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op toestemming, heeft u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. Houd er rekening mee dat dit de rechtmatigheid van de verwerking die op basis van uw toestemming is uitgevoerd voordat deze is ingetrokken, niet beïnvloedt. Als u uw toestemming wilt intrekken, neem dan contact met ons op met behulp van de onderstaande contactgegevens.

De toezichthoudende autoriteit

U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit voor gegevensbescherming.

Voor Hotel Hubert wordt de toezicht gehouden door de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit). U kunt meer informatie en de contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit hier vinden: https://www.dataprotectionauthority.be/citizen.

Beveiligingsmaatregelen

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een niveau van beveiliging te waarborgen dat geschikt is voor het risico van de relevante verwerkingsactiviteit (inclusief redelijke stappen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking).

Contactgegevens

Om uw rechten onder de GDPR uit te oefenen of als u vragen of zorgen heeft over uw privacy of onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met Hotel Hubert (Grand Hotel of Brussels SA) via info@hotelhubert.be.

Hotel Hubert (Grand Hotel of Brussels SA) heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld die bereikbaar is via privacy@hotelhubert.be.

Updates van het beleid

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 15/11/2022.